Sekretaris perlu mengetahui beberapa sikap etis (santun) dalam berhubungan kerja di kantor maupun kehidupan di masyarakat. Beberapa contoh tindakan etis, antara lain:

1.      Membina hubungan yang pernah dijalin. Dalam dunia bisnis berkenalan merupakan momen yang berharga untuk menjalin hubungan kerjasama. Pemikiran jalinan hubungan tidak berhenti sesaat namun bisa ditindaklanjuti dengan kerjasama yang memungkinkan.

2.      Membangun kepercayaan, yakni dengan selalu bersikap baik, santun dan berperilaku yang baik/simpati sehingga pihak lain akan mempunyai penilaian tersendiri.

3.      Bersikap tegas dalam mengambil keputusan. Dibutuhkan sikap yang optimis dan antusias dalam kesempatan pengambilan keputusan.

4.      Menjaga suasana formal, artinya meskipun hubungan pribadi antara sekretaris dengan para pegawai atau kepada pimpinan sudah sangat dekat, namun dalam aktivitas di kantor atau kerjasama di kantor harus tetap menjaga suasana formal.

5.      Dalam bekerja sekretaris harus dapat menjunjung tinggi profesinya dan menghormaati Kode Etik Sekretaris.

Berkaitan dengan etika yang harus diperhatikan dalam kantor, seorang sekretaris perlu memahami tata tertib/peraturan tak tertulis dalam organisasi. Kepekaan terhadap aturan tidak tertulis tidak sulit, asal bisa mengamati atau mengenali keadaan yang terjadi dalam kantor. Sebab peraturan itu berlaku umum artinya tidak hanya individu tertentu. Beberapa hal diantaranya :

1.      Apabila secara sengaja/tidak sengaja membuka almari atau laci untuk mencari berkas atau lainnya maka usahakan untuk menutup kembali.

2.      Jika meminjam sesuatu barang milik kantor atau teman maka segera kembalikan. Sebab teman anda yang dipinjami akan teringat terus akan kepribadian anda apabila barang yang dipinjam tidak/lupa dikembalikan.

3.      Kalau memindahkan barang tertentu, misalnya diperlukan maka kembalikan pada tempatnya. Sering seseorang menggunakan fasilitas kantor (penghapus, penggaris, stepler, gunting,dll) setelah selesai memakai tidak dikembalikan pada tempatnya baik itu disengaja ataupun tidak.

4.      Apabila kita mengerjakan sesuatu di kantor dan kellihatankotor maka bersihkanlah kembali. Hal ini juga sering tidak terpikirkan oleh pegawai karena beranggapan ada bagian bersih-bersih padahal kalau hal itu kita yang mengerjakan akan mendapat penilaian plus terhadap pribadi.

5.      Apabila terjadi persoalan maka selesaikan, jangan membiarkannya berlarut-larut. Mintalah maaf kalau ternyata salah.

Ciri-ciri pribadi sekretaris sesuai dengan etika profesinya, seorang sekretaris perlu memiliki sikap sebagai berikut:

1.      Mau menyelami perasaan orang lain dan tidak egoistis.

2.      Mau berbagi perasaan dan tenggang rasa.

3.      Selalu mengoreksi diri pribadi atas penilaian atau kritik dari orang lain.

4.      Mau menerima penilaian-penilaian orang lain tentang diri pribadinya dan penilaian itu diambil segi positifnya.

5.      Mau memaafkan kesalahan orang lain dan mengakui kesalahan yang diperbuatnya.

6.      Menghindarkan diri atas perbuatan yang tercela, misalnya: senang mengumpat, senang mencaci maki, senang mengobrol, gosip, mengeluh dan bentuk-bentuk lain yang kurang terpuji.

7.       Sanggup dan mampu menahan diri apabila dihadapkan pada hal-hal yang menyebabkan marah.

8.      Sabar dan bijaksana dalam menghadapi segala persoalan dan mampu mengatasi persoalan tanpa merugikan orang lain.

9.      Dapat menyesuaikan diri dengan segala situasi serta menempatkan diri sehingga orang lain menaruh hormat.

10.  Selalu memberikan saran yang positif dan selalu memperhatikan kepentingan orang lain.

11.  Mampu menciptakan suasana yang menggembirakan dalam pergaulan serta tidak memberi celaan dalam bentuk apapun.

12.  Merasa senang atas keberhasilan dan keberuntungan orang lain dengan memberi salam dan menyampaikan ucapan “proficiat” atau “selamat”.

13.  Mengetahui aturan sopan santun dan selalu menghormati pendapat dan kepentingan orang lain.

14.  Berpikir sehat dan selalu menunjukkan kesungguhan.

Categories: