Minggu, 27 Januari 2013

sekertaris

Posted by Unknown On 17.21

Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin. Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Sekretaris profesional harus memiliki dan bisa melakukan hal-hal berikut:
*       Menampilkan Citra Perusahaan
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
*       Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
*       Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan bos dan selalu mendapat kepercayaan dari bos, sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang sos.
*       Tahu Teknologi
Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
*       Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
*       Harus Bisa Bahasa Asing.
Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
*       Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
*       Mempunyai Etika yang Baik.
Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
*       Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atua pada saat meeting.
Dari sekian banyaknya tugas seorang sekretaris profesional, ternyata mempunyai etika yang baik termasuk dalam dalam tugas seorang sekretris yang wajib harus dikuasai.
Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:

1.       Cara berbusana,
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya :
*       Waktu
*       Keadaan jasmani
*       Iklim
*       Bahan, warna, motif pakaian
*       Kosmetik
*       Asesoris

2.       Cara berbicara,
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara:
*       Jangan ceroboh
*       Jangan menyinggung perasan orang lain
*       Jangan memperbincangkan masalah pribadi
*       Jangan gemar memuji diri sendiri
*       Hindari gosip
*       Jangan memotong pembicaraan
*       Jangan membesarkan persoalan sepele.

3.       Cara Mendengarkan
Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran),
kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan.

4.       Cara Duduk
*       Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan.
*       Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan.
*       Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan.
*       Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki
*       Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar.
5.       Cara Berjalan
*       Jangan menyeret-nyeret sepatu
*       Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat-buat.
*       Tunjukkan ekspresi tanda percaya diri.
*       Menggunakan tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu, sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria.

6.       Cara Makan dan Minum
Cara makan :
*       Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi
*       Pilih dan ambil makanan sesuai dengan kebutuhan
*       Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.
*       Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.
Cara minum
*       Teguk air sedikit, jangan terburu-buru
*       Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup.
*       Usahakan jangan sampai tumpah
*       Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking
*       Tawari minum kawan atau orang lain yang berada di dekat kita.
*       Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.


tips menjadi sekertaris yang baik

Posted by Unknown On 17.12

  • 1. Menampilkan Citra Perusahaan
  • Citra perusahaan adalah hal yang harus di junjung tinggi, karena sekretaris adalah tangan kanan dan kepercayaan langsung bagi seorang Boss, seorang sekretaris harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
  • 2. Baik dan Bertanggung Jawab
  • Sekretaris harus ramah, baik, dan punya sopan santun serta punya karakter yang tegas dan  rasa tanggung jawab yang tinggi. Sekretaris tidak hanya baik terhadap Boss, tetapi harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
  • 3. Pandai Menjaga Rahasia
  • Sebagai orang kepercayaan sekaligus tangan kanan Boss, sekretaris harus pandai mejaga rahasia perusahaan dan menjunjung tinggi loyalitas terhadap perusahaan.
  • 4. Tidak Gaptek
  • Sekretaris harus lah mempunyai wawasan luas di bidang nya, selalu up date dalam segala hal seperti kemajuan teknologi.
  • 5. Tahu Accounting dan Pembukuan
  • Dua hal ini penting bagi seoarang sekretaris agar dapat dengan mudah melakukan pembukuan kantor.
  • 6. Mampu Berbahasa Asing
  • Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus di miliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sang Boss selalu mengajak meeting sekretarisnya untuk mencatat hasil meeting ( MOM ) munite of meeting, kemudian mengirimkan hasil meeting ke relasi lain.
  • 7. Mempelajari Karakter Boss
  • Agar tidak selalu salah dalam mengambil keputusan , sekretaris harus mengenali karakter atasanya. Dalam kurun waktu tertentu sekretaris dapat mempelajari sifat atasan.
  • 8. Mempunyai Etika yang Baik
  • Sekretaris harus memiliki etika yang baik dalam berbicara, duduk,dan makan karena itu mencerminkan sekretaris yang professional dan mengangkat citra perusahaan.
  • 9. Pandai Berbicara di Depan Publik
  • Seorang sekretaris harus mempunyai keberanian berbicara di depan publik, kadang seorang atasan menyuruh seorang sekretaris menggantikan meeting atau pun pertemuan dengan relasi lain, maka sekretaris harus siap mental dalam hal ini.
  • 10. Seorang Sekretaris Harus SMART
  • Tidak hanya harus berpenampilan menarik, setapi sekretaris harus mampu dalam segala hal, seorang sekretaris harus cepat, cermat, dan tepat.

etika telepon

Posted by Unknown On 17.02

1. Pengertian Etika Bertelepon
Etiket bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam   bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.
2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah
  1. Jangan biarkan telepon  berdering 2-3 kali segeralah angkat.
  2. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).
  3. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon.
    1. Berikan respon secara tepat dan lugas.
    2. Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat.
    3. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.
3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.
  1. Segeralah angkat jika telepon berdering.
  2. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.
  3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.
  4. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
  5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.
4. Langkah-langkah dan teknik menelepon
  1. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi
  2. Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam.  Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar.
  3. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju.
  4. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.
5. Cara menggunakan telepon yang baik
  1. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut.
    1. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.
    2. Ucapkan salam.
      1. Tanyakan identitas penelepon.
      2. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.
        1. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.
        2. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.
          1. Akhiri pembicaraan dengan salam.
          2. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.
6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    telepon
1.      Suara terlalu keras.
2.      Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.
3.      Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.
4.      Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
5.      Berbicara dengan nada memerintah.
6.      Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.
7.       
8.       
9.       
10.  6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    telepon
6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    telepon
1.      Suara terlalu keras.
2.      Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.
3.      Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.
4.      Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
5.      Berbicara dengan nada memerintah.
6.      Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.
Valentine's Day Piercing Arrow Heart