Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam,
sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan
pemimpin. Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan
perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Sekretaris profesional harus memiliki
dan bisa melakukan hal-hal berikut:
Menampilkan
Citra Perusahaan
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung
tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga
harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
Baik dan
Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung
jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada bos tapi juga harus baik
kepada relasi dan kawan sekantor.
Pandai
Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan bos dan selalu mendapat
kepercayaan dari bos, sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun
rahasia pribadi sang sos.
Tahu
Teknologi
Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi
seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi
misalnya teknologi informasi.
Tahu Accounting
dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai
oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
Harus Bisa
Bahasa Asing.
Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus
dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta bos
untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
Mempelajari
Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam
bertindak dan mengambil keputusan.
Mempunyai
Etika yang Baik.
Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik
yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan
dengan citra perusahaan.
Pandai
Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk
melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus
bisa belajar berbicara dengan publik atua pada saat meeting.
Dari sekian
banyaknya tugas seorang sekretaris profesional, ternyata mempunyai etika yang
baik termasuk dalam dalam tugas seorang sekretris yang wajib harus dikuasai.
Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu
dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal
sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris
meliputi:
1.
Cara
berbusana,
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang
sekretaris pada waktu berbusana, misalnya :
Waktu
Keadaan
jasmani
Iklim
Bahan,
warna, motif pakaian
Kosmetik
Asesoris
2.
Cara
berbicara,
Ada beberapa hal yang harus
diperhatikan pada waktu berbicara:
Jangan
ceroboh
Jangan
menyinggung perasan orang lain
Jangan
memperbincangkan masalah pribadi
Jangan gemar
memuji diri sendiri
Hindari
gosip
Jangan
memotong pembicaraan
Jangan
membesarkan persoalan sepele.
3.
Cara
Mendengarkan
Usahakan pembicaraan orang lain
didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran),
kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan
tentang pokok masalah yang dikemukakan.
4.
Cara Duduk
Atur badan
sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan.
Khusus untuk
wanita jaga agar lutut tetap berdekatan.
Menyilangkan
kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan.
Hilangkan
kebiasaan menggetar-getarkan kaki
Jangan duduk
melorot ke bawah dan kepala bersandar.
5. Cara
Berjalan
Jangan
menyeret-nyeret sepatu
Jaga
keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat-buat.
Tunjukkan
ekspresi tanda percaya diri.
Menggunakan
tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu, sebaliknya jika turun wanita
terlebih dahulu disusul pria.
6. Cara Makan
dan Minum
Cara makan :
Segera
menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi
Pilih dan
ambil makanan sesuai dengan kebutuhan
Sesuaikan
irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.
Hindarkan
perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.
Cara minum
Teguk air
sedikit, jangan terburu-buru
Aduk-aduk
air jika masih panas jangan meniup-niup.
Usahakan
jangan sampai tumpah
Jangan
angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking
Tawari minum
kawan atau orang lain yang berada di dekat kita.
Cara
memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.