sekertaris

Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin. Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Sekretaris profesional harus memiliki dan bisa melakukan hal-hal berikut:

       Menampilkan Citra Perusahaan

Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

       Baik dan Bertanggung Jawab

Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

       Pandai Menjaga Rahasia

Sebagai tangan kanan bos dan selalu mendapat kepercayaan dari bos, sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang sos.

       Tahu Teknologi

Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

       Tahu Accounting dan Pembukuan

Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

       Harus Bisa Bahasa Asing.

Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

       Mempelajari Karakter Bos

Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

       Mempunyai Etika yang Baik.

Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

       Pandai Berbicara di Depan Publik

Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atua pada saat meeting.

Dari sekian banyaknya tugas seorang sekretaris profesional, ternyata mempunyai etika yang baik termasuk dalam dalam tugas seorang sekretris yang wajib harus dikuasai.

Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:

1.       Cara berbusana,

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya :

       Waktu

       Keadaan jasmani

       Iklim

       Bahan, warna, motif pakaian

       Kosmetik

       Asesoris

2.       Cara berbicara,

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara:

       Jangan ceroboh

       Jangan menyinggung perasan orang lain

       Jangan memperbincangkan masalah pribadi

       Jangan gemar memuji diri sendiri

       Hindari gosip

       Jangan memotong pembicaraan

       Jangan membesarkan persoalan sepele.

3.       Cara Mendengarkan

Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran),

kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan.

4.       Cara Duduk

       Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan.

       Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan.

       Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan.

       Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki

       Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar.

5.       Cara Berjalan

       Jangan menyeret-nyeret sepatu

       Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat-buat.

       Tunjukkan ekspresi tanda percaya diri.

       Menggunakan tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu, sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria.

6.       Cara Makan dan Minum

Cara makan :

       Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi

       Pilih dan ambil makanan sesuai dengan kebutuhan

       Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.

       Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.

Cara minum

       Teguk air sedikit, jangan terburu-buru

       Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup.

       Usahakan jangan sampai tumpah

       Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking

       Tawari minum kawan atau orang lain yang berada di dekat kita.

       Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.

Categories: