tips menjadi sekertaris yang baik

Tips Menjadi Sekretaris Yang Baik

• 1. Menampilkan Citra Perusahaan
• Citra perusahaan adalah hal yang harus di junjung tinggi, karena sekretaris adalah tangan kanan dan kepercayaan langsung bagi seorang Boss, seorang sekretaris harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
• 2. Baik dan Bertanggung Jawab
• Sekretaris harus ramah, baik, dan punya sopan santun serta punya karakter yang tegas dan  rasa tanggung jawab yang tinggi. Sekretaris tidak hanya baik terhadap Boss, tetapi harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
• 3. Pandai Menjaga Rahasia
• Sebagai orang kepercayaan sekaligus tangan kanan Boss, sekretaris harus pandai mejaga rahasia perusahaan dan menjunjung tinggi loyalitas terhadap perusahaan.
• 4. Tidak Gaptek
• Sekretaris harus lah mempunyai wawasan luas di bidang nya, selalu up date dalam segala hal seperti kemajuan teknologi.
• 5. Tahu Accounting dan Pembukuan
• Dua hal ini penting bagi seoarang sekretaris agar dapat dengan mudah melakukan pembukuan kantor.
• 6. Mampu Berbahasa Asing
• Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus di miliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sang Boss selalu mengajak meeting sekretarisnya untuk mencatat hasil meeting ( MOM ) munite of meeting, kemudian mengirimkan hasil meeting ke relasi lain.
• 7. Mempelajari Karakter Boss
• Agar tidak selalu salah dalam mengambil keputusan , sekretaris harus mengenali karakter atasanya. Dalam kurun waktu tertentu sekretaris dapat mempelajari sifat atasan.
• 8. Mempunyai Etika yang Baik
• Sekretaris harus memiliki etika yang baik dalam berbicara, duduk,dan makan karena itu mencerminkan sekretaris yang professional dan mengangkat citra perusahaan.
• 9. Pandai Berbicara di Depan Publik
• Seorang sekretaris harus mempunyai keberanian berbicara di depan publik, kadang seorang atasan menyuruh seorang sekretaris menggantikan meeting atau pun pertemuan dengan relasi lain, maka sekretaris harus siap mental dalam hal ini.
• 10. Seorang Sekretaris Harus SMART
• Tidak hanya harus berpenampilan menarik, setapi sekretaris harus mampu dalam segala hal, seorang sekretaris harus cepat, cermat, dan tepat.

etika telepon

1. Pengertian Etika Bertelepon
Etiket bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam   bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.
2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah

1. Jangan biarkan telepon  berdering 2-3 kali segeralah angkat.
2. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).
3. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon.
1. Berikan respon secara tepat dan lugas.
2. Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat.
3. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.

3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.

1. Segeralah angkat jika telepon berdering.
2. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.
3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.
4. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.

4. Langkah-langkah dan teknik menelepon

1. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi
2. Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam.  Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar.
3. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju.
4. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

5. Cara menggunakan telepon yang baik

1. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut.
1. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.
2. Ucapkan salam.
1. Tanyakan identitas penelepon.
2. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.
1. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.
2. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.
1. Akhiri pembicaraan dengan salam.
2. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    telepon

1.      Suara terlalu keras.

2.      Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.

3.      Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.

4.      Berbicara dengan nada kasar atau membentak.

5.      Berbicara dengan nada memerintah.

6.      Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

7.       

8.       

9.       

10.  6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    telepon

6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    telepon

1.      Suara terlalu keras.

2.      Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.

3.      Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.

4.      Berbicara dengan nada kasar atau membentak.

5.      Berbicara dengan nada memerintah.

6.      Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.