tugas dan tanggung jawab seorang sekertaris

1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:

a. Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:

§ Membuka surat.

§ Menerima dikte.

§ Menerima tamu.

§ Menerima telepon.

§ Menyimpan arsip/surat.

§ Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

b. Tugas-tugas Khusus

Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:

§ Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.

§ Menyusun surat rahasia (confidential).

§ Menyusun acara pertemuan bisnis.

§ Pembelian kado atau cindera mata.

§ Dan lain-lain.

c. Tugas-tugas istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

§ Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.

§ Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

§ Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

§ Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.

§ Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

§ Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

§ Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

d. Tugas Sosial

Tugas sosial, meliputi:

§ Mengurusi Rumah tangga kantor.

§ Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

e. Tugas Keuangan

Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:

§ Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.

§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.

§ Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

f. Tugas Resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

g. Tugas insidental

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:

§ Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.

§ Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

§ Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

§ Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

2. Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah sebagai berikut:

a. Menurut H. Donald

Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah:

1. Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte.

2. Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus.

3. Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan lain-lain.

b. Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal

Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1. Merencanakan pekerjaan.

2. Menerima tamu.

3. Mengurus surat masuk dan surat keluar.

4. Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.

(Drs. Sutarto, 1992: 80-83)

Tanggung Jawab Sekretaris

Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:

1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:

a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.

b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.

c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.

d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.

e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:

a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.

b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.

c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.

e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

(A.B Susanto, 1997: 14-15)

4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:

a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.

b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.

c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.

d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.

e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88)

Sekretaris

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.
Di dunia kerja saat ini ada lagi professi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu PA atau Personal Assistant. Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini executive atau bos yang menghirenya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.
Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan diantara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya misalnya di Hongkong contohnya dimana dunia kerja disana lebih professional. Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.
Sekretaris identik pula dengan fashion dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai image dari atasan yang diwakilinya.

Sekretaris perlu mengetahui beberapa sikap etis (santun) dalam berhubungan kerja di kantor maupun kehidupan di masyarakat. Beberapa contoh tindakan etis, antara lain:

1.      Membina hubungan yang pernah dijalin. Dalam dunia bisnis berkenalan merupakan momen yang berharga untuk menjalin hubungan kerjasama. Pemikiran jalinan hubungan tidak berhenti sesaat namun bisa ditindaklanjuti dengan kerjasama yang memungkinkan.

2.      Membangun kepercayaan, yakni dengan selalu bersikap baik, santun dan berperilaku yang baik/simpati sehingga pihak lain akan mempunyai penilaian tersendiri.

3.      Bersikap tegas dalam mengambil keputusan. Dibutuhkan sikap yang optimis dan antusias dalam kesempatan pengambilan keputusan.

4.      Menjaga suasana formal, artinya meskipun hubungan pribadi antara sekretaris dengan para pegawai atau kepada pimpinan sudah sangat dekat, namun dalam aktivitas di kantor atau kerjasama di kantor harus tetap menjaga suasana formal.

5.      Dalam bekerja sekretaris harus dapat menjunjung tinggi profesinya dan menghormaati Kode Etik Sekretaris.

Berkaitan dengan etika yang harus diperhatikan dalam kantor, seorang sekretaris perlu memahami tata tertib/peraturan tak tertulis dalam organisasi. Kepekaan terhadap aturan tidak tertulis tidak sulit, asal bisa mengamati atau mengenali keadaan yang terjadi dalam kantor. Sebab peraturan itu berlaku umum artinya tidak hanya individu tertentu. Beberapa hal diantaranya :

1.      Apabila secara sengaja/tidak sengaja membuka almari atau laci untuk mencari berkas atau lainnya maka usahakan untuk menutup kembali.

2.      Jika meminjam sesuatu barang milik kantor atau teman maka segera kembalikan. Sebab teman anda yang dipinjami akan teringat terus akan kepribadian anda apabila barang yang dipinjam tidak/lupa dikembalikan.

3.      Kalau memindahkan barang tertentu, misalnya diperlukan maka kembalikan pada tempatnya. Sering seseorang menggunakan fasilitas kantor (penghapus, penggaris, stepler, gunting,dll) setelah selesai memakai tidak dikembalikan pada tempatnya baik itu disengaja ataupun tidak.

4.      Apabila kita mengerjakan sesuatu di kantor dan kellihatankotor maka bersihkanlah kembali. Hal ini juga sering tidak terpikirkan oleh pegawai karena beranggapan ada bagian bersih-bersih padahal kalau hal itu kita yang mengerjakan akan mendapat penilaian plus terhadap pribadi.

5.      Apabila terjadi persoalan maka selesaikan, jangan membiarkannya berlarut-larut. Mintalah maaf kalau ternyata salah.

Ciri-ciri pribadi sekretaris sesuai dengan etika profesinya, seorang sekretaris perlu memiliki sikap sebagai berikut:

1.      Mau menyelami perasaan orang lain dan tidak egoistis.

2.      Mau berbagi perasaan dan tenggang rasa.

3.      Selalu mengoreksi diri pribadi atas penilaian atau kritik dari orang lain.

4.      Mau menerima penilaian-penilaian orang lain tentang diri pribadinya dan penilaian itu diambil segi positifnya.

5.      Mau memaafkan kesalahan orang lain dan mengakui kesalahan yang diperbuatnya.

6.      Menghindarkan diri atas perbuatan yang tercela, misalnya: senang mengumpat, senang mencaci maki, senang mengobrol, gosip, mengeluh dan bentuk-bentuk lain yang kurang terpuji.

7.       Sanggup dan mampu menahan diri apabila dihadapkan pada hal-hal yang menyebabkan marah.

8.      Sabar dan bijaksana dalam menghadapi segala persoalan dan mampu mengatasi persoalan tanpa merugikan orang lain.

9.      Dapat menyesuaikan diri dengan segala situasi serta menempatkan diri sehingga orang lain menaruh hormat.

10.  Selalu memberikan saran yang positif dan selalu memperhatikan kepentingan orang lain.

11.  Mampu menciptakan suasana yang menggembirakan dalam pergaulan serta tidak memberi celaan dalam bentuk apapun.

12.  Merasa senang atas keberhasilan dan keberuntungan orang lain dengan memberi salam dan menyampaikan ucapan “proficiat” atau “selamat”.

13.  Mengetahui aturan sopan santun dan selalu menghormati pendapat dan kepentingan orang lain.

14.  Berpikir sehat dan selalu menunjukkan kesungguhan.